1- Differenza tra "Fattura Elettronica", "Fattura Cartacea" e "Fattura creata elettronicamente".

In base a quanto previsto dal CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) ogni fattura può assumere la caratteristica di "documento informatico" o "documento analogico". Tuttavia il testo IVA distingue tra "fattura elettronica", "fattura creata in formato elettronico" e "fattura cartacea", prevedendo l'obbligo di "conserazione sostitutiva" solo per la prima categoria (art. 39 DPR 633/72).

"Fattura elettronica" è un documento che fin dalla sua prima origine assume un formato elettronico; si tratta di un documento informatico emesso in qualunque formato con modalità che ne garantiscono l'integrità di contenuto, l'autenticità e leggibilità e per il quale vi è l'accettazione del destinatario.

"Fattura creata elettronicamente" è un documento che fin dalla sua prima origine assume un formato elettronico; si tratta di un documento informatico emesso in qualunque formato con modalità che ne garantisca l'integrità di contenuto, l'autenticità e leggibilità, ma per il quale, adifferenza della fattura elettronica, non vi è l'accettazione del destintario. Tale documento vieni quindi inviato in formato cartaceo o via posta elettronica ma in assenza di una formale accettazione.

"Fattura cartacea" è un documento analogico (solitamente in formato cartaceo) o un documento che nasce in formato elettronico, ma privo dei requisiti di integrità di contenuto, autenticità e leggibilità, come ad esempio una fattura in formato pdf o word non firmata elettronicamente.

2- Obbligo di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione

Con la Finanziaria 2008 (Legge 244/2007) è stato introdotto per tutti i fornitori, l'obbligo di fatturare in forma elettronica alle Amministrazioni dello Stato, facendo transitare le relative fatture elettroniche attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI).

L'entrata in vigore di tale obbligo è stata graduale, partendo dal 6 giugno 2014 per le fatture emesse nei confronti di Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale e dal 31 marzo 2015 per tutte le altri Amministrazioni Pubbliche.

3- Il Sistema di Interscambio o SDI.

E' una piattaforma gestita dall'Agenzia delle Entrate (tramite la Sogei) predisposta per il supporto al processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie con modalità definite tramite il DM n.55 del 3 aprile 2013.

E' in sostanza un sistema informatico che si frappone tra chi invia la fattura e l'Ente che la deve ricevere. Si occupa di effettura alcuni controlli formali sulla fattura elettronica, del successivo inoltro alla Pubblica Amministrazione destinataria e della raccolta delle informazioni fiscali relative alla fattura transitata.

4- Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione o "Fattura PA".

La Fattura PA è a tutti gli effetti una "Fattura Elettronica" in formato XML (eXtensible Markup Language) con una specifica struttura definita in un allegato al DM 55 del 2013. Deve inoltre contenere in Codice Identificativo dell'Ufficio destinatario (detto anche IPA) e gli eventuali codici di riferimento della gara appalto che hanno scaturito l'operazione (CIG - Codice Identificativo di Gara - o CUP - Codice Univoco Progetto).

Il file xml della Fattura PA dovrà inoltre essere firmato digitalmente dall'emittente prima della sua trasmissione.

5- Contenuto obbligatorio della Fattura PA.

In base all'Art. 21 del DPR 633/72 i contenuti obbligatori della Fattura PA sono:

• data di emissione;
• numero progressivo univoco;
• dati identificativi del soggetto che emette la fattura, compreso il numero di Partita IVA;
• dati identificativi del soggetto che riceve la fattura, compresa il numero di Partita IVA o Codice Fiscale se non agisce nell'esercizio d'impresa, arte o professione;
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione;
• corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all'articolo 15, primo comma n.2;
• aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro.

6- Obbligo di conservazione digitale della Fattura Elettronica (e Fattura PA).

Ai sensi dell'Art. 39 del DPR 633/72 le fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico per la quale vi sia accettazione da parte del destinatario dovrà essere obbligatoriamente conservata in modalità elettronica per 10 anni.

Conservare elettronicamente un documento significa affidarlo ad un processo che, mediante l'utilizzo di tecnologie informatiche adeguate, consenta di assicurare nel tempo la piena validità legale ad un documento informatico, conferendo a quest'ultimo un'efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo. Tali garanzie possono essere riconosciute a condizione che il processo di conservazione sia eseguito in modo da garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

In base alla delibera CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004 il processo di conservazione digitale di un documento informatico iniziava con la memorizzazione dello stesso su supporti ottici e terminava con l'apposizione di un riferimento (o marca) temporale e di una firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione. 

E' quindi evidente che la conservazione digitale non può essere effettuata autonomamente conservando i documenti su un proprio PC, Server o altro supporto informatico, in quanto non forniscono le garanzie sopra descritte, ma ci si dovrà rivolgere ad un Responsabile della Conservazione abilitato e riconosciuto.

7- Termini entro i quali la fattura elettronica deve essere conservata digitalmente.

Ai sensi dell'art.3 del DM 17/2014, il processo di conservazione deve essere effettuato entro il terso mese successivo alla scadenza per le dichiarazione fiscali di cui al DL 357/1994.

8- Fatture con Marca da Bollo.

La nuova disciplina per l'assolvimento dell'imposta di bollo contenuta nell'art. 6 del DM 17 giugno 2014, stabilisce che, in deroga alle regole ordinarie previste per i documenti cartacei, per i documenti informatici l'assolvimento avvenga a consuntivo nei 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Il pagamento dovrà essere effettuato tramite modello F24 con l'indicazione dell'apposito codice tributo (2501 - 2Imposta di bollo su libri, registri e altri documenti rilevanti ai fini tributari").

Le fatture elettroniche alle quali si applica l'imposta di bollo dovranno riportare la specifica annotazione di assolvimento "ai sensi del DM del 17 giugno 2014".

9- Numerazione delle Fatture Elettroniche.

La Circolare n. 36/E/2006 ha consentito la "convivenza" tra fatture analogiche e fatture elettroniche  all'interno di ciascuna categoria "fatture attive" - "fatture passive", a condizione che siano adottate distinte serie di numerazioni progressive ed istituiti appositi registri sezionali. Ad oggi putroppo non vi sono chiarimenti da parte del Fisco, per questo motivo le indicazioni della Circolare 36/E/2006 risultano ancora applicabili e per questo si consiglia di tenere una numerazione separata su un apposito sezionale.

10- Data di emissione e data di trasmissione della Fattura Elettronica (o della Fattura PA).

In generale la fattura elettronica si considera emessa all'atto della sua trasmissione o messa a disposizione della controparte.

Tuttavia, dovendo necessariamente indicare la data di emissione nel documento, soprattutto ai fini dell'esatta imputazione al periodo di riferimento, per data di emissione si intende la data indicata in fattura, ritenendola coincidente con la data di consegna o con quella di spedizione (Circolare n. 134 del 5 agosto 1994).

Per quanto riguarda le Fatture PA, la Circolare n.1 del 31 marzo 2014 del Minister dell'Economia  e delle Finanze ha chiarito che la fattura può considerarsi emessa ai sensi della normativa fiscale anche nel caso in cui il Sistema di Interscambio notifichi all'emittente un messaggio di mancata consegna del documento.