La Conservazione Digitale, detta anche Conservazione Sostitutiva, è una procedura informatica regolata dalla Legge italiana che ne stabilisce le regole tecniche attraverso le quali si può dichiarare che un documento informatico ha pieno valore legale e viene equiparato al documento cartaceo, con garanzie di conservazione più durature nel tempo.
L'utilizzo della Conservazione Sostituzione, ovvero della dematerializzazione dei documenti, consente alle aziende di ottenere vantaggi economici e gestionali, grazie all'eliminazione dei costi di stampa, di stoccaggio e archiviazione dei vecchi documenti cartacei.

Il fatto che i documenti digitali abbiano validità giuridica è molto importante perché, a differenza del corrispettivo cartaceo, un documento digitale può essere conservato per più tempo, ne è sempre garatita l’autenticità, l’affidabilità, la leggibilità e l’integrità nel tempo.

I documenti che possono essere digitalizzati sono: fatture, ddt, ricevute dichiarazioni e scontrini fiscali, bilancio d’esercizio, moduli di pagamento, contratti, cud, offerte, informative, libro unico del lavoro, moduli di pagamento, documenti sanitari ecc. La normativa impone la conservazione sostitutiva per alcuni documenti, quali ad esempio i messaggi e le ricevute di Posta Elettronica Certificata (PEC), le fatture eletrtoniche alla PA e i contratti firmati digitalmente.

All'interno del processo di Conservazione Sostitutiva, viene configurata la figura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Si tratta del soggetto che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione. A lui spetta il compito di gestire la conservazione rispettando le norme e le conformità, in più deve firmare digitalmente tutti i pacchetti inviati in coservazione.