Conservazione sostitutiva dei documenti
Cos'è?
La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana, per la conservazione in formato elettronico e a norma di documenti quali contratti, ordini, polizze, fatture, libri contabili e tanto altro ancora.
Con l'avvento della Fatturazione Elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (PA) e di aziende e privati (B2B) è diventato obbligatorio inviare in Conservazione Sostitutiva tutte le fatture elettroniche.
A cosa serve?
La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici e permette a Ditte e Studi di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
Il maggior risparmio si ha per tutta quella documentazione che deve essere, in base alla legge vigente, conservata per più anni.
Come funziona?
Conservare digitalmente un documento cartaceo significa sostituirlo con l'equivalente in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale. E' proprio grazie alla la firma digitale e alla marcatura temporale che il documento diventa immodificabile e datato in modo certo.
Perchè affidarsi alla Conservazione Sostitutiva?
Obbligo di Legge: è obbligatorio inviare in conservazione sostitutiva tutte le fatture elettroniche emesse nei confronti di una Pubblica Amministrazione, di un'altra azienda/privato o nei consfronti del GSE.
Delega delle responsabilità: la responsabilità della conservazione sostitutiva dei documenti è interamente delegata ad un ente responsabile della conservazione (riconosciuto legalmente e con criteri certificati di affidabilità). Il cliente è pertanto sollevato da numerosi oneri, come il rispetto di determinate scadenze, la garanzia di integrità e leggibilità, la gestione della sicurezza fisica e informatica del sistema di archiviazione.
Sicurezza: i dati archiviati sono custoditi in specifici datacenter con massimi livelli di sicurezza che impediscono interruzioni del servizio o tentativi di intrusione e manomissione.
Valore legale: viene garantito il valore legale dei documenti archiviati. Ed è garantita la piena e costante coerenza con la normativa di riferimento.
Risparmio: si eliminano i costi di carta e di stampa nonché quelli per gli spazi d'archivio, acquisto o affitto dei locali, manutenzione, gestione, eventuale outsourcing sul deposito, personale dedicato, ecc.
Efficienza: i processi di organizzazione, archiviazione, conservazione e ricerca diventano semplici, snelli e affidabili al 100%. L'esibizione dei documenti, per gli scopi previsti dalla legge, può avvenire anche via web, in maniera veloce e sicura.
