Conservazione sostitutiva, sicurezza e risparmio.
Grazie alle disposizioni dell'Ordinamento Giuridico Italiano è possibile abolire l'uso della carta archiviando elettronicaqmente documenti relativi ad Enti Pubblici, aziende, contribuenti, professionisti e uffici giudiziari.Tutto questo anche per i documenti già emessi, che possono essere digitalizzati e firmati elettronicamente, garantendone così l'autentcità e integrità nel tempo, libersando spazio e risorse, dato che le copie cartacee possono essere mandate al macero.
La copia digitale mantiene l'efficacia legale della copia cartacea.
Grazie a questa facoltà le aziende e i professionisti hanno la possibilità di ottenere notevoli risparmi sulla gestione degli archivi (spazio, costo del tempo dedicato alla ricerca del documento, ecc..), avendo anche il maggior vantaggio di poter reperire sempre i documenti del proprio archivio in qualsiasi parte del mondo, pur mantenendo standard molto elevati di sicurezza.
Ed è proprio la sicurezza dei documenti salvati che deve essere garantita dal gestore. Infatti la conservazione a norma dei documenti non può essere eseguita nè con un semplice PC nè da aziende improvvisate.
Il conservatore deve essere un'aziendea certificata e iscrita in nell'elenco dei certificatori, che garantisca elevati standard di qualità, che abbia dei server con tecnologie avanzate e con elevati standard di sicurezza e crittografia.
Alcuni riferimenti normativi:
Gazzetta Ufficiale n.27 del 3 febbraio 2004 - Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze sulle "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".
CNIPA – Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - il 19 febbraio 2004 ha apportato delle modifiche alle regole che presiedono alla riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico previste nel 2001. Sono state apportate modifiche solo in riferimento alla modalità di conservazione di grandi quantità di documenti: sarà infatti possibile l’archiviazione degli stessi apponendo il riferimento temporale e la firma digitale "su un’evidenza informatica costituita dalle sole impronte dei documenti da memorizzare".
Decreto Legislativo n. 52 del 28 febbraio 2004 publicato sulla GU n.49- Il Decreto recepisce la direttiva europea 2001/115/CE relativa alle "modalità di fatturazione in materia di IVA" regolando, nello specifico, le trasmissione delle fatture in formato elettronico e la loro conservazione.
