Conservazione sostitutiva: tre motivi per utilizzarla

conservazione sostitutivaCon l'entrata in vigore della fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione, si sente sempre più parlare di conservazione sostitutiva, legata all'obbligatorietà di conservare digitalmente (tecnicamente "inviare in conservazione sostitutiva") le fatture inviate elettronicamente.

Cerchiamo innanzitutto di capire cos'è la "conservazione sostitutiva".

La conservazione sostitutiva è un processo di archiviazione in formato elettronico dii documenti quali contratti, ordini, polizze, fatture, libri contabili e tanto altro ancora. Tale archiviazione o "conservazione" deve essere svolta secondo delle rigide regole previste da normative e su supporti (server) certificati e garantiti.

Conservare digitalmente un documento cartaceo significa sostituirlo con l'equivalente in formato digitale, che, grazie all'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale, mantiene la validità fiscale e legale del corrispettivo documento cartaceo.

In sostanza significa che possiamo sostituire tutto il nostro vecchio archivio cartaceo fatto di faldoni e cartelline, con un archivio digitale, che mantiene lo stesso valore fiscale e legale.

Per capire perchè è conveniente, dobbiamo prima capire cosa comporta avere un archivio cartaceo.

Innanzitutto un archivio cartaceo, con armadi, faldoni e cartelline occupa spazio. Pensiamo a quanto spazio all'interno del nostro ufficio, nei box o presso strutture dedicate, viene occupato dal nostro archivio. In certi casi bisogna addiritture affittare e quindi spendere soldi, per stoccare pile e pile di faldoni.

Pensiamo poi a quanto tempo viene dedicato alla ricerca di documenti nel nostro archivio cartaceo. Vuoi perchè dobbiamo spostarci dalla nostra postazione di lavoro e recarci nel locale adibito ad archivio, oppure perchè la logica di archiviazione non facilita la ricerca o semplicemente perchè il documento cercato non è stato rimesso a posto.

Per ultimo, ma non meno importante, la carta si deteriora! Come ben sappiamo molti documenti devono essere mantenuti nel nostro archivio per parecchi anni nel corso dei quali possono accadere numerosi imprevisti che danneggiano o deteriorano i nostri documenti, o semplicemente i documenti vengono smarriti, specie quando più persone li devono utilizzare.

Ecco quindi perchè è importante affidarsi alla conservazione sostitutiva.

E' online e non occupa spazio! Un file non occupa spazio fisico, per cui possiamo eliminare tutti i costi dedicati a scaffalature, faldoni, cartellette e carta, oltre che ai costi di affitto di locali o strutture dedicate all'archivio.

I documenti sono sempre disponibili! Basta avere una connessione ad internet ed in qualsiasi parte del mondo ci troviamo possiamo accedere al documento originale esattamente come se ci trovassiamo nel nostro archivio. Inoltre lo stesso documento sarà accessibile da più persone contemporaneamente e non lascerà mai l'archivio digitale. Abbattiamo quindi i costi e tempi di ricerca.

E' impossibile che i documenti conservati vengano smarriti, si deteriorino o vengano rubati. Nessuno a parte il proprietario dell’archivio ed eventuali delegati potrà accedere ai documenti archiviati. I database in cui sono conservati i documenti vengono certificati, sottoposti a periodici controlli di qualità e protetti da intrusioni non autorizzate. i documenti sono inoltre salvati e criptati tramite algoritmi in uso anche ai sistemi militari.