L'Agenzia delle Entrate, con la sua circolare dello scorso 24 giugno 2014, ha sancito l'obbligo di conservazione sostitutiva della fattura elettronica, sia per l'emittente che per il destinataio.

Il principio della conservazione sostitutiva dei documenti è stato poi recentemente rinnovato grazie al DMEF del 17 giugno 2014, introducendo importanti innovazioni:

- cancellazione dell'obbligo di inviare in conservazione sotitutiva le fatture attive entro 15 giorni dalla loro emissione;

- importanti novità in tema di imposte di bollo e relativo assolvimento.

Molto importante è il principio introdotto secondo cui i documenti informatici devono essere inviati in conservazione sostitutiva entro la fine del terzo mese dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi a cui si riferiscono.

Inoltre non dovrà più esere inviata l'impronta dell'archivio informatico all'Agenzia delle Entrate.

Nell'ambito della coservazione sostitutiva viene anche identificata la figura del Responsabile della conservazione, ovvero quella società che ha tutti i requisiti per per conservare i documenti a norma e che ha ricevuto  la qualifica di Certification Authority.

Non è quindi possibile considerare conservati digitalmente i files messi sul proprio PC, su server personale o su cloud.